Vous avez pris une décision importante : arrêter de tout gérer seul et déléguer une partie de votre administratif. Bravo.
Mais une fois cette décision prise, une autre question arrive souvent juste derrière : « Concrètement, comment ça se passe ? »
Est-ce que vous allez devoir tout préparer à l’avance ? Quels outils utiliser ? Comment se passent les premières semaines ? Est-ce que ce sera compliqué à mettre en place ?
Dans cet article, je vous explique en toute transparence comment se déroule une collaboration avec une assistante administrative indépendante, du premier appel découverte à la routine au quotidien.
L’objectif : que vous sachiez exactement à quoi vous attendre, sans surprise, avec un mot d’ordre : simplicité et sérénité.
Le premier contact : l’appel découverte
La toute première étape chez Ty Paperasse, c’est un appel découverte de 30 minutes, en visio ou par téléphone. C’est un échange gratuit et sans engagement, qui permet de faire connaissance et de poser les bases.
Ce qui se passe pendant l’appel
Pendant cet appel, vous me parlez de :
- votre activité (artisan, commerçant, entrepreneur créatif, profession libérale, etc.) ;
- votre quotidien : ce qui fonctionne bien, ce qui coince ;
- vos tâches administratives actuelles (facturation, mails, classement, comptabilité, communication sur les réseaux, votre blog etc.) ;
- le temps que vous y passez chaque semaine ou chaque mois ;
- vos principaux points de blocage : retard, manque de visibilité, peur d’oublier des choses, charge mentale.
De mon côté, je vous pose des questions ciblées pour comprendre votre organisation :
- utilisez-vous déjà un logiciel de facturation ou un tableur maison ?
- comment sont rangés vos documents (papier, classeurs, Drive, Dropbox…) ?
- travaillez-vous seul ou avec une équipe / un comptable ?
- préférez-vous une collaboration sur place ou à distance ?
L’objectif n’est pas d’entrer dans les détails techniques, mais de voir où vous en êtes aujourd’hui et ce dont vous avez réellement besoin.
Ce que vous pouvez préparer (si vous en avez envie)
Rien n’est obligatoire, mais pour tirer le meilleur de cet appel, vous pouvez réfléchir à :
- les tâches qui vous pèsent le plus au quotidien ;
- ce que vous rêveriez de ne plus avoir à faire ;
- les échéances importantes qui vous stressent (TVA, bilans, déclarations, etc.).
Et si vous ne savez pas par où commencer, pas de souci : c’est justement le but de cet appel, faire le tri ensemble.
Le devis personnalisé : une vision claire de la collaboration
Suite à l’appel découverte, soit je vous envoie un devis personnalisé qui reprend noir sur blanc ce que nous avons évoqué. L’idée est que vous sachiez exactement ce que je fais pour vous, combien de temps cela prend et combien cela vous coûte, ou nous convenons ensemble d’un rendez-vous d’1h pour approfondir la demande. gratuit et sans engagement.
Ce que contient le devis
Le devis détaille notamment :
- les missions précises confiées à votre assistante administrative ;
- le volume d’heures estimé par mois (par exemple 6 h, 8 h, 10 h…) ;
- le tarif horaire et/ou le forfait mis en place ;
- la fréquence d’intervention : hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle ;
- les modalités de travail : sur place dans vos locaux, à distance, ou mix des deux ;
- les outils utilisés : logiciel de facturation, Drive, outils de messagerie, gestionnaire de tâches, etc. ;
- les délais de réalisation pour certaines missions récurrentes (par exemple, facturation clients chaque début de mois).
Exemple concret de devis pour un artisan
Pour un artisan, un devis peut par exemple inclure :
- facturation clients : création et envoi des factures (2 h / mois) ;
- relances des factures impayées (1 h / mois) ;
- rapprochement bancaire simple (1 h / mois) ;
- classement et préparation des documents pour l’expert-comptable (1 h / mois) ;
- rédaction d’1 article de blog par mois pour votre site (3 h / mois).
Soit par exemple 8 h de collaboration par mois, avec un détail clair de ce qui est fait pour vous.
Flexibilité et ajustements
Le devis n’est pas un cadre figé à vie. Il pose une base, mais :
- le volume d’heures peut être ajusté (à la hausse ou à la baisse) selon la réalité du terrain ;
- vous pouvez commencer par un test sur 1 à 2 mois pour voir si le rythme vous convient ;
- de nouvelles missions peuvent être ajoutées au fur et à mesure (par exemple : gestion d’un outil de prise de rendez-vous, suivi de tableaux de bord, etc.).
L’idée est de vous proposer un accompagnement clair, transparent et évolutif, en fonction de votre activité.
Signature du devis et préparation du terrain
Une fois le devis validé, on passe à l’étape suivante : le démarrage concret de la collaboration.
Signature simplifiée
La signature peut se faire :
- en signature électronique, directement en ligne ;
- ou en version papier, si vous préférez.
Avec Ty Paperasse, la première mission nécessite un acompte de 30 %, puis le solde de la facture est réglé en fin de mission. Ensuite, la facturation se fait en fin de mois, sur la base des missions réellement réalisées.
Mise en place des accès et des outils
Pour que je puisse travailler efficacement, nous mettons en place :
- les accès nécessaires : logiciel de facturation, messagerie, Drive, espace client, etc. ;
- la création de certains comptes si vous n’en avez pas encore (par exemple un Drive partagé) ;
- le partage des documents existants : modèles de factures, conditions générales, coordonnées clients, documents comptables, etc. ;
- la mise à plat de vos process actuels : comment vous faisiez jusqu’ici, ce que vous voulez garder, ce qu’on peut simplifier.
Réunion de cadrage
Nous prenons ensuite un premier temps de cadrage pour :
- faire un tour d’horizon complet de votre organisation ;
- définir clairement vos priorités des prochaines semaines ;
- planifier les premières missions (par exemple : rattraper le retard de facturation, trier la boîte mail, remettre à plat les dossiers clients) ;
- décider du rythme des points réguliers (hebdomadaires ou mensuels).
Cette étape permet de poser un cadre commun, pour que vous sachiez qui fait quoi, quand et comment.
Les premières semaines : la phase d’apprentissage
Les premières semaines sont une phase d’observation et d’ajustement. C’est normal que votre assistante pose beaucoup de questions au début : c’est le signe qu’elle s’approprie votre façon de travailler.
Ce qui se passe concrètement
Durant cette phase :
- j’observe votre manière de faire et vos habitudes ;
- je vous pose des questions pour comprendre vos priorités et vos exigences ;
- je teste certains process et, si besoin, je vous propose des ajustements plus simples et plus fluides ;
- je commence à créer ou formaliser des process clairs (check-lists, procédures, modèles de mails, etc.).
L’objectif est que, petit à petit, vous n’ayez plus besoin d’expliquer chaque détail : tout est écrit, structuré et reproductible.
Votre rôle pendant cette phase
De votre côté, votre rôle est de :
- répondre aux questions (surtout au début, le temps de poser le cadre) ;
- valider les premières réalisations (factures, modèles de mails, organisation des dossiers…) ;
- donner un feedback honnête et bienveillant : ce qui vous convient, ce que vous aimeriez ajuster ;
- partager votre expertise métier quand c’est nécessaire (par exemple, des termes techniques, des spécificités clients, des contraintes réglementaires).
Combien de temps dure cette phase ?
En général, cette phase d’apprentissage dure entre 2 et 4 semaines, selon :
- la complexité de votre activité ;
- le volume de missions confiées ;
- l’état initial de votre organisation (tout est déjà en place… ou il faut tout créer).
Au fil des semaines, les questions diminuent, les automatismes se mettent en place et la collaboration devient de plus en plus fluide.
La collaboration avec une assistant administrative au quotidien : une routine simple et claire
Une fois la phase d’apprentissage passée, on entre dans une routine de collaboration beaucoup plus légère pour vous : chacun sait ce qu’il a à faire et à quel moment.
Si l’intervention se fait sur place
Pour les missions sur place, l’organisation peut ressembler à :
- 1 demi-journée ou 1 journée fixe par semaine ou par mois ;
- un créneau horaire défini (par exemple, tous les lundis matin) ;
- un espace de travail dédié pour que je puisse avancer efficacement ;
- une liste de tâches préparée à l’avance, afin de prioriser ce qui est le plus urgent ou le plus important.
Cela vous permet de savoir exactement quand votre administratif avance… sans que vous ayez à y penser.
Si la collaboration avec une assistante administrative se fait à distance
Pour une collaboration à distance, tout se fait en ligne, de manière sécurisée :
- accès à vos outils (logiciel de facturation, Drive, messagerie, etc.) ;
- échanges par email, téléphone, visio ou WhatsApp selon ce qui vous convient ;
- un point hebdomadaire ou mensuel pour faire le suivi des missions ;
- partage des documents via un dossier partagé (Google Drive, Dropbox, OneDrive…).
L’idée est de garder une organisation très simple, avec des canaux de communication clairs et peu nombreux.
Comment on communique au quotidien lors d’une collaboration avec une assistante administrative ?
Pour que tout reste fluide, nous définissons des règles de communication :
- Email pour les demandes non urgentes et les comptes-rendus ;
- Téléphone ou SMS en cas d’urgence ou de changement de dernière minute ;
- Réunion mensuelle de suivi (en visio ou téléphone) pour faire le point global ;
Vous savez ainsi où en sont les tâches, sans avoir à vérifier en permanence.
Facturation et suivi de la collaboration avec une assistante administrative
Une bonne collaboration avec une assistante administrative repose aussi sur une facturation claire et un suivi transparent.
Comment se passe la facturation ?
La facturation est généralement :
- mensuelle, en fin de mois ;
- basée sur les heures réellement passées ou sur le forfait défini ensemble ;
- détaillée : vous voyez le temps passé par type de mission (facturation, relances, classement, préparation comptable, etc.).
Vous payez donc uniquement ce qui a été réalisé, sans surprise.
Ajuster la collaboration au fil du temps
Régulièrement, nous prenons un moment pour :
- voir ce qui fonctionne bien ;
- ajuster ce qui doit l’être (rythme, priorités, outils) ;
- décider d’augmenter ou de diminuer le volume d’heures selon votre activité ;
- ajouter de nouvelles missions (par exemple : mise en place d’un outil de prise de rendez-vous, création de modèles, suivi d’indicateurs…).
Votre activité évolue, votre collaboration aussi : rien n’est figé.
Questions fréquentes sur la collaboration avec une assistante administrative
Et si j’ai besoin de plus d’heures certains mois ?
Que se passe-t-il si je pars en vacances ?
Comment est gérée la confidentialité ?
Puis-je arrêter la collaboration avec une assistante administrative facilement ?
Et si ça ne fonctionne pas ?
Ça peut arriver qu’une collaboration ne corresponde pas à vos besoins ou à votre façon de travailler. Dans ce cas, on en discute en toute transparence :
- soit on ajuste l’organisation, les missions, le rythme ;
- soit on décide d’arrêter, simplement, sans conflit, en veillant à ce que vous repartiez avec une base claire.
Ty mot de la fin
Travailler avec une assistante administrative, ce n’est pas ajouter une couche de complexité. Au contraire :
- vous gagnez du temps sur toutes les tâches qui vous épuisent ;
- vous diminuez votre charge mentale en sachant que quelqu’un veille sur votre administratif ;
- vous gagnez en clarté sur votre organisation, vos échéances et vos priorités ;
- vous pouvez enfin vous recentrer sur votre cœur de métier et sur vos clients.
Tout est pensé pour que la collaboration soit :
- claire dès le départ, grâce à un process simple et transparent ;
- évolutive, en fonction de votre saisonnalité et de vos besoins réels ;
- humaine, avec un accompagnement pédagogique, rassurant et bienveillant.
Si vous avez envie de voir ce que cela pourrait changer dans votre quotidien, je vous invite à réserver votre appel découverte gratuit de 30 minutes. Nous ferons le point ensemble sur votre situation, vos besoins, et nous verrons comment je peux vous aider à alléger votre administratif… pour que vous puissiez enfin souffler et développer votre activité en toute sérénité.
