La relance des factures impayées, il faut bien l’admettre, est rarement une mission que l’on aborde avec enthousiasme.
Il est difficile d’imaginer un artisan, chef d’entreprise ou auto-entrepreneur qui n’ait jamais été confronté à des problèmes liés au règlement de ses factures.
Pourtant, la relance des impayés est une étape à ne pas négliger dans l’entreprise au risque de voir la détérioration de la situation financière de celle-ci.
La gestion de ces situations délicates nécessite à la fois une approche professionnelle et une dose de diplomatie pour maintenir des relations solides avec ses clients tout en obtenant le paiement des créances.
Je vous propose de relever ce défi avec succès avec la lecture cet article.
Qu’est-ce qu’une facture impayée ?
Une facture impayée est une facture émise par un prestataire ou un vendeur pour des biens ou des services fournis, mais qui n’a pas été réglée par le client ou l’acheteur dans les délais convenus. Cela crée une dette envers le prestataire ou le vendeur, nécessitant des actions de relance pour obtenir le paiement.
A quel moment lancer le processus de la relance des factures impayées ?
Sur le plan légal, il convient de noter qu’un retard de paiement, même d’une seule journée constitue une situation d’impayé. Avant d’entamer la procédure de gestion des impayés, il est impératif de vérifier que la créance est incontestable. Pour cela, la facture avec la date d’échéance bien mentionnée représente une preuve de l’impayé.
Les étapes clés pour procéder à la relance des factures impayées
La démarche de gestion des impayés suit un processus étape par étape, et permet aux professionnels de réagir rapidement. Toutefois, la démarche peut traîner en longueur.
Étape n°1 : La conciliation ou relance amiable
Cette étape est de la plus haute importance, car elle s’avère souvent être le moyen le plus efficace d’obtenir le règlement de la facture. En réalité, c’est ce que nous espérons de tout cœur !
Elle consiste à établir un contact direct par téléphone avec le client, en commençant par vérifier si la facture lui est bien parvenue.
Il arrive que le client ne soit pas nécessairement de mauvaise foi, et il est possible que la facture n’ait pas atteint son destinataire.
Cependant, il est également plausible que le client tente de retarder le paiement en prétendant n’avoir pas reçu la facture. C’est pourquoi il est impératif de clarifier cette situation le plus rapidement possible afin d’écarter cet argument.
Scénario 1 : Si le client est de bonne foi, il procédera rapidement au règlement. Un soulagement !
Scénario 2 : Si, de toute évidence, le client tente de gagner du temps malgré la réception de la facture, le règlement se fait toujours attendre. C’est à ce moment là que nous commençons à envoyer le courrier.
Étape n°2 : La relance par courrier
Le premier courrier
Afin de donner une dimension « officielle » à notre démarche de relance des factures impayées, il est recommandé d’envoyer une lettre de relance.
Cette lettre retracera l‘historique depuis l’envoi initial de la facture jusqu’au contact téléphonique marquant le début de notre processus de relance.
Il est essentiel d’y inclure les éléments suivants :
- le montant dû, comprenant les pénalités de retard et, le cas échéant, une indemnité forfaitaire de recouvrement (qui s’applique exclusivement aux clients professionnels),
- la date de conclusion du contrat de vente ou de prestation de services (souvent matérialisée par l’acceptation du devis par le client),
- la nature des biens ou des services pour lesquels le paiement est réclamé.
Il est important de souligner que cette lettre n’est en aucun cas une mise en demeure ou une menace, mais plutôt un rappel factuel de la situation financière du débiteur.
Scénario 1 : Si le client perçoit notre engagement dans la relance, il règle rapidement la facture, ce qui est une bonne nouvelle.
Scénario 2 : Si le client nous contacte pour discuter des modalités de paiement en raison de difficultés financières, nous pouvons envisager un échelonnement. En effet, il est préférable de recevoir des paiements échelonnés que de ne pas être payé du tout. Cependant, il est essentiel de formaliser cet accord de manière appropriée.
Scénario 3 : Si le client continue de temporiser, il est temps de passer à l’étape suivante de notre démarche.
Le deuxième courrier
Il ne s’agit toujours pas de formuler une mise en demeure, mais c’est une étape cruciale pour signaler l’avancement de notre relance des factures impayées.
Là où le premier courrier se limitait à un rappel factuel des circonstances, le deuxième courrier revêt un caractère d’avertissement. Il notifie au client qu’en l’absence de paiement dans les huit jours suivants, son dossier sera transmis à un tiers spécialisé dans le recouvrement.(avocat …)
En général, la perspective d’un litige judiciaire incite le client à régler la facture ou, au minimum, à entamer une discussion pour trouver une résolution au différend.
Si, malgré cette deuxième relance, le paiement demeure en souffrance, nous devons envisager l’étape ultime : l’émission d’une mise en demeure.
Étape n°3 : La mise en demeure
Nous atteignons ici l’ultime recours avant d’envisager des procédures judiciaires.
Par conséquent, cette étape finale de la relance doit être entreprise directement par vous, car la suite, si elle s’avère nécessaire, relèvera de la compétence d’un avocat. Ce courrier est important car il servira à donner des éléments supplémentaire au dossier de recouvrement des créances.
L’envoi de cette mise en demeure requiert de respecter plusieurs règles :
- Le client doit résider ou avoir son siège social en France.
- Il est impératif de démontrer que des relances ont été effectuées auprès du client.
- L’entreprise concernée ne doit pas être en situation de cessation de paiements.
L’objectif de la mise en demeure est d’inciter le règlement de la facture dans un délai imparti avant de recourir à des procédures judiciaires. Ce courrier doit être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception, il doit contenir des éléments essentiels :
- Il récapitule l’ensemble de l’historique du litige, depuis l’envoi initial de la facture jusqu’à votre dernier courrier resté sans réponse.
- Il rappelle les dates clés, incluant celles liées au devis, à l’exécution des travaux ou des prestations, à l’émission de la facture, ainsi que les échanges tels que les relances téléphoniques, les courriels et les lettres.
- Il précise le montant toujours impayé.
- Il fixe une date butoir avant laquelle le paiement doit être effectué, sous peine de transmission du dossier à un avocat, un huissier ou une agence de recouvrement.
- De plus, il est essentiel d’intégrer explicitement le terme « mise en demeure » dans ce courrier, idéalement en le mentionnant à la fois dans l’objet et dans le corps de la lettre.
- Et pour rendre le courrier encore plus formel, n’oubliez pas de le signer
Après cette étape ultime, en cas de non-règlement, vous devrez envisager de solliciter une assistance professionnelle pour engager des poursuites à l’encontre de votre client.
Étape n°4 : La procédure judiciaire
En cas de non-respect de la mise en demeure par votre client, plusieurs options s’offrent à vous pour engager une action de recouvrement. Voici plusieurs procédures envisageables :
La procédure classique
Il s’agit de l’assignation en paiement ou du référé provision. Dans ces deux cas, le créancier assigne le débiteur en justice, soit devant le tribunal de commerce, soit devant le tribunal civil, en fonction de la qualité du débiteur.
La procédure d’injonction de payer :
Cette procédure se caractérise par sa rapidité et son faible coût, notamment car elle ne requiert pas l’intervention d’un avocat.
Comment Ty paperasse peut vous aider dans la relance des factures impayées ?
Comme vous avez pu le constater, la relance des factures impayées peut rapidement devenir une tâche fastidieuse et chronophage. Elle exige de la rigueur, de la précision, et empiète sur le temps que vous pourriez consacrer à votre activité principale.
C’est à ce moment que l’idée de faire appel à une assistante administrative indépendante peut vous traverser l’esprit.
En effet, de nombreuses personnes choisissent soit d’abandonner complètement la relance, soit de se contenter d’envoyer de simples e-mails de rappel, alors que déléguer cette tâche peut vous faire gagner du temps et de l’argent.
Gagnez du temps en déléguant la relance des factures impayées
Une secrétaire indépendante peut consacrer, par exemple, 2 heures chaque semaine à la relance de vos impayés.
Pendant ce temps, vous pouvez vous concentrer sur ce que vous faites de mieux, sachant que quelqu’un d’autre gère cette tâche pour vous.
Économisez de l’argent
Recourir à une assistante indépendante est un investissement, non une dépense, car :
- Pendant que l’assistante travaille pour vous, vous pouvez continuer à développer votre entreprise (rencontrer des clients, établir des devis, réaliser des projets) et donc générer du chiffre d’affaires.
- En ce qui concerne la relance des factures impayées, l’introduction d’un tiers dans la relation entre vous et le client permet souvent de trouver plus rapidement une solution, car les émotions ne sont pas impliquées dans la situation.
Ty mot de la fin
La relance des factures impayées est une tâche que peu de professionnels abordent avec enthousiasme. Cependant, il est essentiel de reconnaître que les problèmes liés au règlement des factures sont monnaie courante pour les artisans, les chefs d’entreprise et les auto-entrepreneurs. Ignorer la relance des impayés peut avoir des conséquences néfastes sur la santé financière de votre entreprise.
N’attendez pas que la situation s’aggrave, prenez dès maintenant des mesures pour optimiser la gestion de vos factures impayées.
Je suis là pour vous aider à résoudre ces problèmes et à améliorer la situation financière de votre entreprise. Ne laissez pas les impayés devenir un fardeau, agissez dès aujourd’hui pour trouver des solutions efficaces.
Si vous souhaitez discuter de la manière dont je peux vous assister dans cette démarche, cliquez sur le bouton ci-dessous.