Dans un monde où l’effervescence de nos activités professionnelles engendre un flot incessant de documents, du papier volant aux fichiers électroniques, se pose une question fondamentale et pourtant souvent négligée : combien de temps devons-nous conserver ces témoins matériels de nos efforts et de nos transactions ?
Préparez-vous à explorer les arcanes du temps, car il est grand temps de répondre à la question essentielle :
« Combien de temps faut-il conserver vos documents professionnels ?”
Devoirs de l’entreprise sur le temps de conservation des documents
Toute entreprise doit conserver les documents émis ou reçus pendant l’exercice de son activité pour une durée minimale. Ce délai varie selon la nature et les obligations légales des papiers. Pendant ce délai, l’administration peut mener des contrôles. L’entreprise peut également archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des informations personnelles.
Tous les documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans. Ce délai commence à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.Ce délai commence à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Voici un petit tour d’horizon du temps de conservation des documents professionnels
Documents civils et commerciaux
| Type de document | Délai de conservation |
|---|---|
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 an |
| Contrat conclu par voie électronique à partir de 120 € | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Document bancaire ( talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
Documents comptables
| Type de document | Délai de conservation |
|---|---|
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Documents fiscaux
| Type de document | Délai de conservation |
|---|---|
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés | |
| d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières …) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE: CFE : Centre de formalités des entreprises) et CVAE: CVAE : Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA: | |
| TVA : Taxe sur la valeur ajoutée et taxes | |
| assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les | |
| conventions d’assurance…) | 6 ans |
Attention
Le temps de conservation des documents fiscaux s’élève à 10 ans en cas d’activité occulte ( fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration ect …)
Gestion du personnel
| Type de document | Délai de conservation |
|---|---|
| Bulletin de paie (double papier ou électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail- Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT) | 5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
À savoir
L’employeur doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge de départ en retraite de l’employé + 6 ans.
Vous pouvez retrouver le détail sur le site du service public ici
Ty mot de la fin
Les documents, qu’ils soient sous forme papier ou électronique, jouent un rôle capital dans le monde des affaires. Cependant, leur durée de conservation est sujette à des variations en fonction de leur nature et des lois en vigueur. Nous avons minutieusement exploré les différentes catégories, allant des documents civils et commerciaux aux documents comptables et fiscaux, tout en englobant ceux liés à la gestion du personnel.
Il ne fait aucun doute que trier, classer et ranger vos documents peut exiger un investissement en temps, mais c’est un investissement indispensable pour votre entreprise. En établissant un système solide de conservation, vous préparez le terrain pour une organisation efficace et une conformité légale inébranlable.
À propos, un autre aspect crucial à envisager est la dématérialisation. Non seulement elle peut contribuer à une meilleure gestion écologique, mais elle offre également une option organisée et sécurisée pour le stockage de tous ces documents.
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