Il est 18h30 un mercredi soir.
Vous venez de finir une journée bien remplie : clients satisfaits, commandes bouclées, atelier rangé.
Vous vous apprêtez à rentrer chez vous quand votre regard tombe sur cette pile de papiers qui vous nargue depuis trois semaines.
Les factures à envoyer. Le classement en retard. Les mails administratifs qui s’accumulent dans votre boîte de réception.
Vous savez que vous devriez vous en occuper.
Mais là, tout de suite, vous n’avez qu’une envie : rentrer, souffler, profiter de votre soirée.
Alors vous vous dites « demain ». Sauf que demain, il y aura de nouveaux clients, de nouvelles urgences… et cette pile qui grossit un peu plus.
Ça vous parle ?
Si vous hochez la tête en lisant ces lignes, cet article est pour vous.
Parce qu’il existe une solution simple, flexible et souvent plus accessible qu’on ne le pense : l’aide administrative.
Et non, ce n’est pas réservé aux « grandes entreprises ». C’est justement fait pour les artisans et commerçants comme vous.
L’aide administrative, c’est quoi concrètement ?
Bien plus qu’une « secrétaire »
Quand on pense « assistante administrative« , on imagine parfois une personne assise derrière un bureau qui répond au téléphone et tape des courriers. Mais la réalité est bien plus large (et bien plus utile pour vous !).
Une assistante administrative indépendante, c’est une partenaire pour votre activité. Quelqu’un qui prend en charge toutes ces tâches essentielles mais chronophages qui vous éloignent de votre cœur de métier. En gros : tout ce qui doit être fait mais que vous n’avez ni le temps ni l’envie de faire. 😅
La différence avec un poste « classique » ? Vous choisissez exactement ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Pas de contrat à durée indéterminée, pas de charges fixes : juste une collaboration qui s’adapte à votre rythme et à votre activité.
Les missions concrètes (ce que je peux vraiment faire pour vous)
L’aide administrative couvre plusieurs domaines. Voici ce que je peux prendre en charge :
📋 Côté administratif
- Gérer votre courrier et vos emails professionnels.
- Classer et archiver vos documents (en version papier ou numérique).
- Préparer les documents pour votre comptable.
- Effectuer les démarches administratives qui vous prennent la tête.
💼 Côté commercial
- Créer vos devis et factures.
- Suivre vos commandes clients et fournisseurs.
- Relancer vos impayés avec tact (parce que c’est toujours délicat !).
- Mettre à jour votre fichier clients.
💰 Côté financier
- Faire le rapprochement bancaire.
- Préparer vos pièces comptables.
- Suivre vos dépenses et recettes.
- Organiser vos documents pour les déclarations.
📝 Côté communication
- Rédiger des articles de blog optimisés pour le référencement.
- Créer des visuels pour vos contenus.
- Planifier votre communication pour votre boutique en ligne.
- Améliorer votre visibilité en ligne.
L’idée, c’est simple : je m’occupe de tout ce qui vous ralentit, pour que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous faites de mieux.
Qui a besoin d’aide administrative ? (Spoiler : peut-être vous 😉)
Les 5 signaux qui ne trompent pas
Vous vous demandez si c’est pour vous ? Voici quelques signes qui ne mentent pas :
1. Votre bureau ressemble à une zone sinistrée
Les piles de papiers s’empilent, vous ne retrouvez jamais le bon document du premier coup, et votre système de classement s’appelle « je verrai plus tard ».
2. Vos dimanches sont devenus synonymes de « rattrapage administratif »
Au lieu de profiter de votre week-end, vous passez vos dimanches après-midi à gérer la paperasse accumulée pendant la semaine. Et ça vous pèse.
3. Vous avez déjà oublié une échéance importante
Une facture non envoyée, un délai dépassé, une déclaration en retard… Ça arrive à tout le monde, mais quand ça devient récurrent, c’est le signe que vous êtes débordé.
4. Votre boîte mail vous donne des sueurs froides
Vous avez 247 emails non lus, dont au moins 50 qui nécessitent une action. Mais par où commencer ?
5. Vous rêvez secrètement de faire disparaître cette pile de factures
Si vous pouviez claquer des doigts et que tout soit classé, à jour et organisé… ce serait le bonheur, non ?
Si vous avez répondu « oui » à au moins deux de ces situations, il est peut-être temps d’envisager de l’aide.
Les profils qui en bénéficient le plus
L’artisan débordé : Vous préférez être sur le terrain, avec vos mains, votre savoir-faire. L’administratif, c’est une contrainte qui vous éloigne de ce que vous aimez vraiment.
Le commerçant passionné : Votre truc, c’est la relation client, conseiller, vendre. Pas passer des heures derrière un ordinateur à classer des factures.
L’entrepreneur en croissance : Votre activité se développe, c’est génial ! Mais ça génère aussi beaucoup plus d’administratif que vous ne pouvez gérer seul.
Le créateur qui déteste la paperasse : Vous êtes dans la création, l’inspiration, le beau. La gestion administrative vous pèse et vous démotive. Et c’est OK !
Les vrais bénéfices de l’aide administrative (au-delà du gain de temps)
Reprendre le contrôle de son activité
Le premier bénéfice, c’est évident : vous gagnez du temps. Mais ce n’est pas tout.
Quand votre administratif est à jour, vous retrouvez de la sérénité. Fini la boule au ventre en pensant à tout ce qui s’accumule. Fini le stress des échéances qui approchent. Vous savez que tout est géré, suivi, organisé.
Vous n’avez plus cette charge mentale constante qui vous suit partout, même pendant vos moments de repos. Cette petite voix qui vous rappelle « il faudrait que tu penses à… » peut enfin se taire.
Et surtout, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier. Sur ce que vous faites vraiment bien. Sur ce qui fait la différence dans votre activité.
Professionnaliser sa gestion
Travailler avec une assistante administrative, c’est aussi l’occasion de mettre en place des process clairs et efficaces.
Au lieu de gérer au coup par coup, « comme on peut », vous avez une organisation qui suit votre rythme. Un système de classement logique. Des routines qui fonctionnent. Un suivi rigoureux… mais sans vous prendre la tête.
Résultat ? Vous gagnez en efficacité, en professionnalisme, et vous évitez les erreurs coûteuses.
Gagner en équilibre vie pro/perso
Et si je vous disais que vous pourriez récupérer vos week-ends ?
Moins de stress au quotidien, c’est aussi plus de temps et d’énergie pour votre vie personnelle. Pour votre famille. Pour vos loisirs. Pour vous, tout simplement.
Parce qu’être entrepreneur ou artisan, ce n’est pas une raison pour sacrifier sa qualité de vie. Au contraire : vous avez choisi cette voie pour avoir plus de liberté, non ?
Comment ça se passe concrètement avec une assistante administrative ?
Les différentes formules possibles
Il n’y a pas une seule façon de travailler ensemble. Tout dépend de vos besoins :
Intervention ponctuelle : Vous avez un gros chantier à gérer ? (tri de plusieurs mois d’arriéré, mise en place d’un système de classement…) Je peux intervenir quelques jours pour remettre de l’ordre.
Accompagnement régulier : Quelques heures par semaine ou par mois pour gérer le courant : factures, relances, classement, suivi…
Sur place ou à distance : Selon vos préférences et le type de missions, je peux venir chez vous ou travailler à distance. Les deux fonctionnent très bien !
Le démarrage : pas de panique, on y va step by step
Vous vous demandez comment ça se passe au début ? Voici les étapes :
1. Un premier échange pour comprendre vos besoins
On prend le temps de discuter : qu’est-ce qui vous pose problème ? Qu’est-ce que vous aimeriez déléguer en premier ? Quel est votre mode de fonctionnement ?
2. Mise en place d’un système adapté à VOTRE fonctionnement
Je ne vous impose pas ma méthode. Au contraire, je m’adapte à vous. L’important, c’est que ça vous convienne et que ce soit simple pour vous.
3. Démarrage en douceur avec les urgences
On commence par ce qui presse, par ce qui vous soulage immédiatement.
4. Puis mise en place des routines pour que ça roule
Une fois les urgences gérées, on installe des habitudes qui font que tout reste fluide, sans effort.
L’exemple Ty Paperasse (parce que je connais bien 😊)
Pourquoi j’ai créé Ty Paperasse ? Parce que j’ai été artisan pendant 15 ans. Maître artisan fleuriste, pour être précise. Je connais vos journées qui débordent, la paperasse qui s’accumule, le stress des déclarations.
Je sais ce que c’est de rentrer chez soi épuisé et de voir cette pile de factures qui attend. Je sais ce que c’est de vouloir juste faire son métier, sans se noyer dans l’administratif.
C’est pour ça que mon approche est humaine et bienveillante. Pas de jugement, pas de « vous auriez dû ». Juste du soutien concret, adapté à votre réalité.
Mon accompagnement est sur mesure, pas de solution toute faite. Parce que chaque artisan, chaque commerçant est unique.
Et ma devise ? « Ty Paperasse, t’en débarrasse. » Tout est dit. 😉
Ils m’ont fait confiance (et ne le regrettent pas !)😍
Rien ne vaut la parole de ceux qui ont franchi le pas. Voici ce que disent quelques-uns de mes clients :
En collaboration avec Nathalie depuis 1 ans.
Si vous avez besoin d’une assistance administrative.
C’est la bonne personne.
Je recommande vivement.
J’ai fait appel à Nathalie pour m’aider dans certaines tâches administratives qui me prenait beaucoup de temps et d’énergie. Elle a tout de suite sû adapter son travail à mes besoins, très réactive et compétente. Elle m’a permise de libérer du temps et d’être plus sereine sur l’administratif qui peut parfois être angoissant.
Un pur bonheur de l’avoir à mes côtés.
Nathalie est géniale,En tant qu’indépendante, j’ai fait appel à elle pour un audit d’organisation.
Elle m’a donnée des outils concrets et fiables et des astuces concrètes et réalisables sur le court et long terme.
Un vrai plus pour gagner en efficacité et en charge mentale.
Je recommande ++
Combien ça coûte ? (Et pourquoi c’est souvent plus accessible qu’on ne le pense)
L’avantage « zéro charges sociales »
Voici la différence majeure avec un employé : quand vous faites appel à une assistante administrative indépendante, vous ne payez aucune charge sociale.
Avec un employé, même à temps partiel, vous devez ajouter environ 40 à 45% de charges patronales au salaire brut. Sans compter la gestion administrative, les congés payés, le matériel à fournir…
Avec une assistante indépendante :
- Vous payez uniquement les heures travaillées.
- Pas de charges sociales à ajouter.
- Pas de gestion du personnel.
- Pas de congés à financer.
- Tout est déductible de vos charges professionnelles.
La flexibilité : le vrai luxe pour un artisan ou commerçant
Ce qui change vraiment la donne, c’est que vous adaptez le volume d’heures selon vos besoins :
Mois calmes ? Quelques heures suffisent pour le suivi courant.
Pic d’activité ? Vous augmentez le nombre d’heures pour gérer la charge.
Gros chantier ponctuel ? Une intervention de quelques jours, puis retour à la normale.
Vacances ? Zéro heure, zéro coût.
Pas de salaire fixe tous les mois, pas d’engagement sur la durée : vous restez maître de votre budget.
Le vrai calcul à faire
Au-delà du prix de l’heure, posez-vous cette question : combien me coûte le temps que je passe à l’administratif ?
Si vous passez 10 heures par mois à gérer vos papiers alors que vous pourriez facturer ce temps à vos clients, vous perdez des revenus potentiels. Sans parler de l’énergie et du stress que ça génère.
Déléguer ces heures à une professionnelle vous permet de :
- Récupérer du temps facturable.
- Développer votre activité au lieu de subir la paperasse.
- Retrouver une qualité de vie (fini les dimanches administratifs !).
Démarrer en douceur
Pas besoin de vous engager sur un gros volume dès le départ. Vous pouvez tester en douceur :
1. Commencer petit : 2-3 heures par mois sur une mission précise (classement, relances clients…)
2. Évaluer les résultats : Après quelques mois, vous voyez ce que ça vous apporte.
3. Ajuster selon vos besoins : Vous augmentez, diminuez ou gardez le même rythme.
L’idée, c’est une collaboration qui évolue avec vous, sans contrainte ni engagement lourd.
Les idées reçues sur l’aide administrative (on fait le ménage 🧹)
« C’est un luxe, pas pour les petites structures »
→ Faux !
C’est même l’inverse. Quand on est seul ou en petite équipe, on porte toutes les casquettes. C’est épuisant et contre-productif. Déléguer l’administratif, c’est justement ce qui vous permet de rester concentré sur votre activité principale.
Les « grandes entreprises » ont des services administratifs dédiés. Pourquoi pas vous ?
« Je dois tout expliquer, ça va me prendre plus de temps »
→ Au début, oui, je ne vais pas vous mentir. Mais après, c’est du temps gagné pour des années.
C’est vrai, il faut un temps d’adaptation. Expliquer comment vous fonctionnez, où sont classés les documents, quelles sont vos priorités…
Mais une fois ce travail fait (et honnêtement, ça va plus vite que vous ne le pensez), vous gagnez un temps fou tous les mois, pendant des années. Le retour sur investissement est énorme.
« Je n’ai pas assez de travail à déléguer »
→ Vous seriez surpris !
Faites le test : pendant une semaine, notez toutes les tâches administratives que vous faites. Les emails, les factures, le classement, les relances, les rendez-vous avec le comptable, les documents à préparer…
Vous verrez que ça s’accumule vite. Et qu’il y a largement de quoi occuper quelqu’un quelques heures par mois.
« Je préfère garder le contrôle »
→ Déléguer ≠ perdre le contrôle. C’est même l’inverse !
Quand vous êtes débordé, vous êtes en mode « survie ». Vous gérez au coup par coup, sans vision d’ensemble. C’est ça, perdre le contrôle.
En déléguant à quelqu’un de compétent, vous avez enfin une vue claire sur votre gestion. Vous savez où vous en êtes. Vous anticipez au lieu de subir.
Vous reprenez la main, en fait.
FAQ – Aide administrative
Quelle est la différence entre une assistante administrative et un comptable ?
Une assistante administrative s’occupe de la gestion quotidienne de vos documents et de votre organisation : classement, factures, relances, préparation des pièces comptables. Elle vous fait gagner du temps au quotidien.
Un comptable, lui, traite les données financières de votre entreprise : déclarations fiscales, bilans, comptes annuels. Ce sont deux prestations complémentaires ! D’ailleurs, une bonne assistante administrative facilite grandement le travail du comptable en lui fournissant des documents bien organisés.
Combien d'heures par mois ai-je besoin ?
Ça dépend vraiment de votre activité et de vos besoins ! Voici quelques repères :
- 2-4 heures/mois : pour le strict minimum (classement, factures, quelques relances).
- 8-10 heures/mois : pour un suivi régulier confortable.
- 15-20 heures/mois : pour une gestion complète (admin + commercial + pré-compta)
- Ponctuel : pour un gros chantier de remise en ordre
Le mieux ? On commence petit, on évalue ensemble après quelques mois, et on ajuste selon vos besoins réels
Comment se passe la confidentialité de mes données ?
La confidentialité est une priorité absolue. Voici ce qui est mis en place :
- Signature d’un accord de confidentialité dès le début de notre collaboration, dès la signature du devis.
- Utilisation d’outils sécurisés pour le partage de documents (cloud ).
- Respect strict du secret professionnel.
- Aucune information partagée avec des tiers.
Vous me confiez des données sensibles (finances, clients…), je traite ça avec le plus grand sérieux et la plus grande discrétion.
Dois-je vous fournir du matériel ou un bureau ?
Non ! C’est un des grands avantages de l’assistante administrative indépendante : je travaille avec mon propre matériel.
Vous n’avez pas à :
- Fournir un ordinateur.
- Installer des logiciels.
- Prévoir un espace de bureau (si je travaille à distance).
- Payer des frais de matériel ou de fournitures.
Si je viens sur place, un petit coin de table suffit amplement. Sinon, je travaille à distance avec mes propres outils professionnels.
Que se passe-t-il si je veux arrêter notre collaboration ?
Aucun problème, aucun engagement sur la durée ! C’est justement un des avantages de faire appel à une indépendante.
Vous pouvez :
- Mettre en pause pendant vos périodes creuses.
- Arrêter à tout moment (avec un petit préavis de courtoisie pour finir les tâches en cours).
- Reprendre quand vous en avez besoin.
Pas de contrat contraignant, pas de licenciement, pas de casse-tête administratif. Juste une collaboration flexible qui s’adapte à votre réalité.
Travaillez-vous sur place ou à distance ?
Les deux ! Je m’adapte à vos besoins et préférences :
À distance : pratique pour toutes les tâches numériques (emails, factures, classement numérique, relances…). On communique par email, téléphone ou visio. C’est souvent la formule la plus flexible.
Sur place : idéal pour démarrer une collaboration, faire un gros tri de documents papier, ou si vous préférez avoir quelqu’un physiquement présent.
Mixte : on peut aussi mixer les deux formules selon les besoins. Par exemple, une demi-journée sur place par mois + suivi à distance le reste du temps.
Puis-je vous demander des tâches ponctuelles en plus de l'accompagnement régulier ?
Absolument ! La flexibilité, c’est tout l’intérêt de notre collaboration.
Si en cours de mois vous avez un besoin supplémentaire (préparation d’un dossier urgent, tri d’un arriéré, gestion d’une situation particulière…), on en discute simplement et j’adapte mon planning.
Vous ne payez que ce qui est fait, selon le devis que je vous ai présenté. Pas de surprise.
Comment savoir si l'aide administrative est vraiment faite pour moi ?
Posez-vous ces questions :
- Est-ce que je passe plus de temps sur l’administratif que sur mon cœur de métier ?
- Est-ce que cette charge mentale me pèse au quotidien ?
- Est-ce que je rêve d’avoir plus de temps pour développer mon activité ?
- Est-ce que j’ai déjà raté ou failli rater des échéances importantes ?
- Est-ce que mon organisation actuelle me satisfait vraiment ?
Si vous avez répondu « oui » à au moins deux questions, l’aide administrative pourrait vraiment vous changer la vie.
Et pour le savoir avec certitude ? Prenons 30 minutes pour en discuter gratuitement. Je vous poserai les bonnes questions, on regardera ensemble vos besoins réels, et je vous dirai honnêtement si et comment je peux vous aider.
Acceptez-vous les paiements en plusieurs fois ?
Tout dépend du volume d’heures et de la durée de notre collaboration.
Pour un accompagnement régulier : oui, généralement le paiement se fait mensuellement après réalisation des heures.
Pour une mission ponctuelle : selon le montant, on peut discuter d’un échéancier. A savoir, je demande 30 % avant la prestation et le reste à la fin de mission.
L’idée, c’est que vous soyez à l’aise financièrement. On en discute ensemble pour trouver une solution qui vous convient.
Ty mot de la fin
L’aide administrative, ce n’est pas un aveu de faiblesse. C’est une décision stratégique.
C’est choisir de mettre votre énergie là où elle a le plus d’impact : dans votre savoir-faire, votre créativité, votre relation client. C’est accepter qu’on ne peut pas tout faire seul. Et que c’est OK.
La paperasse ne disparaîtra jamais complètement (désolée 😅), mais elle peut être gérée efficacement, sans vous pourrir la vie.
Et si vous vous reconnaissez dans cet article, si vous en avez marre de courir après les échéances et de sacrifier vos week-ends pour « l’administratif »… peut-être qu’il est temps de vous faire aider.
👉 Prenez rendez-vous pour un appel découverte gratuit. On discutera de votre situation, de vos besoins, et je vous dirai honnêtement si et comment je peux vous aider.
Sans engagement, juste une discussion entre professionnels.
Parce que vous méritez de vous concentrer sur ce que vous faites de mieux. Le reste, on s’en occupe ensemble.
